La comunicación juega un papel fundamental en la toma decisiones y en el ejercicio de los derechos de las personas. Por eso, la Convención de Derechos de Personas con Discapacidad le asigna un gran valor a la comunicación accesible y al derecho a la información, promoviendo la adopción de medidas que permitan que las personas con discapacidad puedan ejercer el derecho a la libertad de expresión y opinión, así como recibir información e ideas en igualdad de condiciones con las demás

De acuerdo a lo expuesto en el artículo 19 de la declaración de Derechos Humanos, todo individuo tiene derecho a la libertad de opinión y de expresión; este derecho incluye el de no ser molestado a causa de sus opiniones, el de investigar y recibir informaciones y opiniones, y el de difundirlas, sin limitación de fronteras, por cualquier medio de expresión

Los ciudadanos que presentan discapacidad en ningún caso están excluidos de ese derecho.

La discapacidad sucede cuando las barreras de contexto se conjugan con algún déficit (físico, sensorial, intelectual o psíquico) de la persona de tal modo que no puede gozar plenamente de igualdad de oportunidades y derechos. Puesto que la comunicación es un derecho, la situación de discapacidad se exacerba cuando no hay adaptaciones de accesibilidad que permitan a la persona recibir o entregar información.

Si bien las siguientes recomendaciones para la comunicación accesible están pensadas para el ámbito laboral, son sugerencias igualmente válidas para otros contextos (sean educacionales, sociales, comerciales, etcétera)

Para que los medios de comunicación utilizados por la organización cumplan con el objetivo de dar a conocer información a todos los miembros de la empresa, debe cumplir con ser accesible para todos.

Documentos corporativos en formatos accesibles: Se recomienda elaborar en formato Braille y Lectura Fácil aquella información que es de uso general para los miembros de la empresa y que no varía en el corto y mediano plazo, como es el caso de: Manual de Procedimientos y Normas, Reglamento Interno de Higiene y Seguridad, Código de Ética y Valores, etcétera. 

• Para los casos que no involucran ceguera, se recomienda utilizar la tipografía Arial, Verdana, Ready u otras consideradas neutras y sin remates. Se deben evitar las versiones cursivas, de tipo manuscritas o de fantasía, debido a que resultan más complejas de leer.
• Las mayúsculas deben incorporarse sólo para frases cortas, títulos y señales y se debe evitar el uso de colores para transmitir información, ya que pueden dificultar la lectura y generar confusión. 
• En términos de redacción, lo más efectivo es utilizar frases cortas, concisas y columnas angostas, ya que para personas con discapacidad visual es complejo mantener la continuidad horizontal del texto por periodos prolongados.

• En cuanto a la redacción, lineamientos proporcionados por la técnica de Lectura Fácil son los más aconsejados.
• La redacción ha de ser simple, concreta y directa, teniendo en cuenta que por cada frase sólo debe haber una idea principal que esté en la misma línea o que permita identificar sujeto y predicado en este espacio. Si se incluyen palabras difíciles se deben considerar un glosario a la derecha del término al cual hace referencia.
• Es importante evitar expresar ideas en negativo. Si se trata de reglamentos, se sugiere expresarse sobre las acciones que sí es posible ejecutar, y manifestar a través de imágenes las prohibiciones.
• Con relación a la tipografía, se recomienda utilizar dos tipos de letra como máximo, una para los títulos y otra para el contenido. El tamaño de la letra debe ser grande, por lo que generalmente se utiliza de 12 a 14 puntos. Las tipografías recomendadas son las de trazo recto y sin accesorios, debido a que proporcionan mayor claridad, como es el caso de Arial, Calibri, o similares. 
• El espacio en blanco es útil para mantener el foco de lectura, por lo que se recomienda utilizar espaciados de 1.5 puntos. Además, es importante justificar a la izquierda porque ayuda a encontrar el principio del renglón y en caso de tener que justificar todo el texto, los espacios entre palabras deben ser regulares.

• Uso de imágenes: La empresa puede tener como norma utilizar imágenes sencillas y sin muchos detalles, de forma que puedan ser comprendidas por todos sus públicos. El contraste entre el fondo y la imagen que se utiliza es un factor que permite a personas con discapacidad visual e intelectual apreciar de mejor forma la información presente en el documento. 
• Se debe evitar el uso de fotos intercaladas entre el texto, porque generan confusión, en ese caso lo recomendable es ubicar la imagen a la derecha, así se puede mantener justificado el texto a la izquierda, lo que es recomendado para lectura fácil.  
• Para las publicaciones que utilizan dibujos o esquemas, lo ideal es que estén realizados en trazos sencillos y gruesos, con pocos detalles y sobre un fondo sin imágenes.

En el contexto de la empresa, se trata de adaptaciones que deben hacerse sobre entrevistas personales (que pueden ser de selección o evaluación de desempeño), reuniones de equipos, jornadas outdoor, conferencias, visitas a la empresa u otras áreas, desayunos de trabajo, comidas de información, eventos sociales, etc. También incluye eventos formativos como: seminarios, conferencias, workshop, etcétera.

Cualquiera sea la actividad a desarrollar, es importante que quien la lidere guíe a los demás asistentes en procurar que los mensajes sean lo más claro posible. Las personas con discapacidad intelectual tienen más probabilidades de ser aisladas, rechazadas o discriminadas, por lo que la regla fundamental es propiciar el respeto entre cada uno de los miembros de la organización.

• Como regla general el lenguaje debe ser sencillo y las instrucciones deben apuntar acciones concretas con un resultado definido. 
• Para situaciones que involucren un alto número de asistentes, se recomienda que los principales anuncios, avisos o instrucciones, sean dados a conocer a través de un listado sencillo. La intervención de asistentes puede servir para reforzar los mensajes claves. Además, la presencia de imágenes de apoyo es un buen refuerzo, cuando la cantidad de personas presentes no permite la interacción uno a uno.
• En situaciones que involucren a grupos reducidos de personas, se recomienda enfatizar aún más la interacción, manteniendo actitudes de escucha activa. Para esto es importante no realizar otras actividades mientras se genera la conversación. 
• En caso de que la actividad involucre preguntas, deben ser cortas, ordenadas y concretas.
• No asuma que sabe lo que quiere decir o expresar una persona con discapacidad intelectual antes de que lo diga. Es importante que su entorno laboral comprenda que es importante que se exprese por sí mismo. 
• Si se trata de reuniones que involucren actividades como workshop o jornadas outdoor, procure que el organizador incorpore actividades que puedan ser trabajadas por todos, pero con diferentes niveles de exigencia.

A modo de información general, es importante tener presente que existen distintos grados de sordera, por lo que algunas personas se comunican en lengua oral, otras en lengua de señas y algunas no tienen una lengua dominante establecida. En general, las personas sordas son muy visuales, por lo que este canal suele ser muy útil para ellos. Sin embargo, la mejor práctica siempre será consultar a la persona sorda cuál es su modo de comunicación de preferencia. 

• Se le debe hablar a una persona sorda sólo cuando ella esté mirando, de lo contrario no tiene forma de darse cuenta. Se puede llamar su atención con un ligero toque o una señal que pueden acordar, o utilizar un cambio de la iluminación para llamar su atención. 
• Los ambientes bien iluminados son fundamentales para cualquier tipo de reunión, ya que comprender los temas dependerá de las posibilidades que tenga la persona sorda de ver una proyección, de leer los labios de sus compañeros o de un intérprete de lengua de señas que pueda estar en el lugar.
• Nunca gritar. Esto no va a hacer que la persona sorda escuche, sino que posiblemente tendrá un efecto contraproducente en la comunicación al generar molestia o incomodidad. Lo recomendable es usar un tono y volumen normal y modular de forma clara sin exagerar.
• Si el medio de comunicación es a través de lectura de labios, se recomiendan mensajes breves y repetir las frases más importantes si es necesario. La modulación normal es fundamental, ya que la exageración se convierte en una barrera a la hora de lectura.
• Para facilitar la lectura de labios lo ideal es situarse frente a la persona sorda y a su altura, sin mantener nada en los labios, como un lápiz o comida, y dejando la cara libre de manos o cualquier otro objeto. 
• Es más fácil utilizar frases sencillas y cortas, pero eso no significa que se deba hablar de forma rudimentaria o con palabras sueltas. Si la persona sorda no entiende, lo mejor es formular la frase de otra forma o incluso con algunas palabras escritas.
• En reuniones grupales se recomienda mesas redondas o en forma de U, porque entregan buena visibilidad y permiten seguir la conversación. Una buena práctica es preguntar a la persona sorda dónde prefiere sentarse. 

Una persona con discapacidad visual puede ser ciega o puede tener baja visión, por lo que los ajustes que realice la empresa o el equipo de trabajo deberían identificar esta variable. En general, las personas con discapacidad visual utilizan mucho el sentido de la audición para ubicarse en el espacio y ejercer sus labores en el trabajo, por lo que la comunicación oral es una herramienta de gran importancia. 

• Al comenzar una reunión, encuentro o incluso al iniciar la jornada de trabajo, los compañeros de trabajo pueden informar su llegada y su nombre. Lo mismo cuando se retiren del lugar.  
• Si se trata de reuniones con varios participantes que no son parte del equipo con el que la persona con discapacidad visual comparte habitualmente, se recomienda que cada vez que un participante realice una intervención indique su nombre o que se asignen turnos de intervención previamente.    
• Se recomienda que las presentaciones sean lo más descriptivas posibles, pero sin caer en exageraciones que puedan incomodar a la persona con discapacidad.
• El material de apoyo visual utilizado comúnmente en reuniones también puede ser útil para una persona con baja visión o ciega, si es que se adapta para audiodescripción. En ese caso siempre procure evitar abreviaciones o utilizar palabras que puedan ser confusas. 
• Recuerde que hay palabras que para ser comprendidas requieren de información visual como: “acá”, “allá”, “ahí”, etc. Lo recomendable es reemplazar estos deícticos por una referencia espacial o de dirección concreta: “a la derecha”, “a la izquierda”, “detrás”, “delante”.

Para que las comunicaciones de la empresa sean consideradas accesibles, sus recursos audiovisuales también deben ser comprensibles y utilizables por personas con discapacidad. Dentro de este grupo se consideran los videos corporativos, noticieros internos y cualquier cápsula o registro que se utilice al interior de la organización con fines laborales o comunicacionales.  

• Subtítulos: Se recomienda que todo recurso audiovisual cuente con subtítulos, porque permite ampliar el rango de público que puede acceder al mensaje: no todas las personas con discapacidad auditiva saben lengua de señas. Además, este es un elemento fácil y económico de incorporar en recursos que son preparados con cierta anterioridad.
• Subtitulado para Personas Sordas (SPS): Si el contenido lo permite, se recomienda utilizar este tipo de subtitulado, que incorpora descripciones para indicar música de fondo y efectos de sonido. La Norma UNE 153010: contiene pautas al respecto: asignar colores para identificar los diálogos de los protagonistas (según la participación), efectos sonoros y canciones.  La cantidad de caracteres por línea no debe ser superior a 37. Además, en la pantalla sólo deben mostrarse dos líneas a la vez, centradas en la parte inferior de la pantalla.  
• Intérprete de Lengua de Señas: Se considera la mejor alternativa para noticieros de uso interno, ya que es una adaptación que requiere menos tiempo de procesamiento y permite comunicar la información con mayor rapidez.
• Audiodescripción: Una versión de los contenidos audiovisuales de la empresa con audiodescripción permite que personas con discapacidad visual puedan conocer el ambiente y contexto del contenido, así como el lenguaje no verbal que se transmite.